Es cierto que Internet revolucionó las comunicaciones empresariales. Lo que comenzó con un sencillo correo electrónico y las páginas web, ha llegado a las videollamadas y a la realidad virtual. Todo ello agilizó y sigue agilizando la interacción de las organizaciones con sus clientes y proveedores. Y mediante las centralitas virtuales hizo evolucionar la misma comunicación telefónica.

Seamos claros, el teléfono es todavía uno de los medios que más emplean los clientes cuando requieren atención personalizada. Por eso, disponer de una atención telefónica eficaz proporciona un plus de confianza a los compradores potenciales. Sin olvidar que incrementa la fidelidad de los clientes captados gracias a un satisfactorio servicio de soporte.

Pero este canal de comunicación tan básico y tradicional no escapa de los niveles de exigencia de los clientes actuales. Tampoco de los avances de las tecnologías de la información. Las centrales telefónicas físicas convencionales no están adaptadas a la realidad y necesidades de las empresas actuales, con cada vez más colaboradores trabajando en movilidad. Si aún dependes de uno de estos ejemplares, es tiempo de sustituirlo por una centralita virtual que ayude a impulsar tu negocio.

¿Qué son las centralitas virtuales?

En esencia, las centralitas virtuales son sistemas de comunicación informáticos que emplean tecnología de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) Mediante el mismo, directores y colaboradores pueden gestionar llamadas entrantes y salientes y hasta recibir datos. Todo esto, prescindiendo de la instalación de equipos físicos y cableado en sus sedes u oficinas.

A diferencia de las antiguas centralitas físicas a las que se conectaban las extensiones de cada departamento y el fax, las virtuales tienen acceso a un software en la nube. Este último es gestionado, generalmente, por una empresa de telecomunicaciones o de software como servicio (SaaS). 

De hecho, está operatividad mediante la red facilita la comunicación entre las organizaciones y clientes e integrantes de su equipo o sucursales. Ya sea en la misma ciudad, en otra región o en cualquier parte del mundo.

¿Cómo están cambiando las centralitas virtuales la comunicación telefónica corporativa?

Como dijimos, las compañías que utilizan centralitas virtuales, gestionan de manera más eficiente la interacción vía telefónica. Una diferencia evidente con los sistemas convencionales es el valor añadido de digitalización y profesionalismo. Ello sin dejar de aprovechar los beneficios de la comunicación tradicional.

La versatilidad de las soluciones que nos ocupan es tal que, en paralelo, pueden estar conectadas mediante el protocolo VoIP y con líneas telefónicas convencionales.

Funciones que ofrecen las centralitas virtuales

Entre las funciones más comunes que pueden proporcionar las centralitas virtuales, tenemos:

• Mantener la identidad corporativa de la organización, gracias a la asociación con un número telefónico convencional y propio. Así como desplegando un protocolo de recepción que apoya dicha identidad.
• El mismo protocolo del punto anterior es intuitivo y facilita la interacción de quienes llaman. De esta manera, el sistema procede a la redirección de llamadas a los teléfonos fijos o móviles pertinentes.
• Asimismo, gestiona las llamadas en espera de los usuarios mientras las asigna a los operadores correspondientes.
• Su configuración es personalizable y se apoya en un menú intuitivo y muy sencillo.
• Suministra estadísticas y registro de las llamadas y son compatibles con soluciones CRM. Esto permite analizar la comunicación con los usuarios y tomar decisiones en diversos aspectos de la relación. Por ejemplo, cambios en el marketing o en los servicios de atención y soporte al cliente.

Ventajas de las centralitas virtuales

Aparte de no requerir un gran espacio físico ni de cableado para su instalación, las centralitas virtuales proporcionan otras importantes ventajas a las empresas. Entre ellas, podemos mencionar:

Accesibilidad para PYMEs

Al tratarse de un servicio cloud, al estilo del software como servicio (SaaS), las empresas proveedoras suelen ofrecer planes escalables. Esta característica hace que las herramientas que analizamos sean  accesibles para las pequeñas y medianas empresas, pagando cuotas mensuales razonables. De esta forma, este tipo de servicios avanzados ya no son exclusivos de las grandes empresas.

Amplia gama de funciones

Además de los ya mencionados, los negocios que contratan una centralita virtual pueden disponer de servicios como:

• Marcación automática.
• Chat instantáneo
• Mensajería para llamadas en espera.
• Acceso remoto a funciones de conferencia.
• Música para espera y un largo etcétera.

En este sentido, las empresas proveedoras de centralitas en la nube están innovando constantemente para ofrecer nuevas aplicaciones. De esta forma, es factible ampliar las funcionalidades del servicio para adaptarlo de manera continua a las necesidades de las empresas y los usuarios.

Integración de la comunicación on y off line

Los botones que lanzan llamadas en las páginas web son un buen ejemplo de la integración entre los sistemas de comunicación on-off. Lo mismo vale para los chats en vivo, en la propia web o en redes sociales, dedicados a la atención de clientes. Las centralitas virtuales permiten trabajar armónicamente con las llamadas telefónicas convencionales y los nuevos canales y tecnologías para la interacción con una misma herramienta.

¿Qué necesitas para instalar una centralita virtual?

En primer lugar, el requisito indispensable para instalar y desplegar todas las funcionalidades de las centralitas virtuales es contar con una buena conexión a Internet. Esta debe ser confiable y de calidad para evitar la pérdida de oportunidades de negocio por problemas en la comunicación. A los efectos, las conexiones mediante fibra óptica son las más recomendables. En este punto, es pertinente recordar que la fibra óptica es una opción de conexión a Internet que usa un cable integrado por finísimas fibras de plástico o vidrio. Estos transmiten los datos en forma de haces de luz pulsados en un patrón. Gracias a esta tecnología, es posible obtener velocidades de Internet de 1 Gbps. Es decir, hasta 20 veces más rápido que a través del cable de cobre convencional del sistema ADSL.

Por otro lado, puedes optar por trabajar únicamente con los teléfonos IP que proporcionan usualmente los proveedores del servicio y/o con una computadora donde pueda instalarse el software y ejecutar todas sus tareas.

Otro aspecto crítico es contratar la herramienta con un proveedor de internet fiable con conocimiento y experiencia. Una empresa que ofrezca seguridad para el almacenamiento de los datos generados durante las interacciones con tus clientes mediante el acceso a internet de banda ancha.

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Si tu negocio está ubicado en la provincia de León y en cualquiera de sus municipios y poblaciones, puedes contar con nosotros como proveedor de conexión mediante fibra óptica. En Ibernet somos una compañía local en plena expansión de sus redes, donde ya cubrimos Ponferrada, Bembibre, Losada, Rodanillo y varios núcleos rurales en la zona. Por ser una empresa creada y establecida en León, nuestros conocimientos sobre las particularidades geográficas de la zona y sus necesidades de conexión son muy amplios.

Por tanto, tenemos la capacidad de suministrar la conexión con fibra óptica ideal para utilizar todas las funcionalidades de las centralitas virtuales de diferentes proveedores del mercado.

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